Por Ana Paula Rangel, Carolina Prieto & Maria Luísa Landman
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Para alcançar o mais alto nível de precisão e confiabilidade, é importante executar todos os processos e procedimentos no laboratório da melhor maneira possível. Os resultados dos testes de laboratório devem ser os mais precisos possíveis, todos os aspectos das operações do laboratório confiáveis e com relatórios oportunos para serem úteis em um ambiente clínico ou de saúde pública.

O laboratório é um sistema complexo, que envolve diversas etapas e pessoas. Sua complexidade requer que muitos processos e procedimentos sejam executados de maneira correta. Portanto, ter um sistema de gestão da qualidade (SGQ) é essencial para alcançar um bom desempenho laboratorial.

Muitos fatores devem ser observados para garantir a qualidade no laboratório. Alguns deles incluem:

  • O ambiente laboratorial
  • Procedimentos de controle de qualidade
  • Comunicação
  • Guarda de documentos
  • Equipe competente e experiente
  • Reagentes e equipamentos de boa qualidade.

Conversamos com a Ana Paula Rangel, Carolina Prieto e Maria Luísa Landman da Formato Clínico, empresa com profissionais especializados na área da saúde, com experiência administrativa e técnica, em como gerir a qualidade em laboratórios em situações de mudanças.

Qual é a definição de qualidade laboratorial?

A qualidade laboratorial é um conjunto de ações que buscam a melhoria contínua, através do investimento em conhecimento, padronização de rotinas, gerenciamento das atividades e da constante avaliação dos processos implantados. A qualidade pode proporcionar diminuição de retrabalho, melhoria nos processos, maior confiabilidade diagnóstica, sempre buscando a satisfação do cliente, que é o objetivo de tudo.

Qual a importância de um laboratório ter um SGQ na perspectiva do paciente e do médico?

A importância de um SGQ em instituições de saúde é a possibilidade de alcançar melhor produtividade e maiores níveis de segurança nos processos realizados na instituição.

A maneira usual de se identificar que um laboratório tem um sistema de gestão da qualidade é por meio de uma acreditação e, para se conseguir o certificado de acreditação todas as áreas do laboratório são avaliadas, desde a higiene até a alta gestão, passando por gestão de pessoas, equipamentos, infraestrutura, área técnica, dentre outras. Trata-se de uma avaliação externa, com base em padrões conhecidos nacional ou internacionalmente.

Portanto, da perspectiva do médico, trabalhar com um laboratório que tenha sistema de gestão da qualidade traz maior segurança quanto à confiabilidade diagnóstica (devido à necessidade de se ter controles de qualidade internos e externos sempre monitorados) e preocupação com a segurança do material encaminhado ao laboratório e dos dados de seus pacientes.

Quanto ao paciente, a busca de um laboratório que tenha um sistema de gestão da qualidade trará a ele um atendimento uniforme, eficiente, que visa minimizar a ocorrência de falhas, com a implantação de protocolos, políticas e procedimentos. Um ambiente mais seguro, por meio de ações voltadas ao monitoramento dos riscos e manutenções preventivas da estrutura física e equipamentos, e confiabilidade diagnóstica (também devido à realização de controles internos e externos de qualidade).

Qual o impacto que mudanças constantes e rápidas do macro ambiente tem no sistema de qualidade de um laboratório?

Quando um SGQ está implementado e funcionando adequadamente, não há impacto. As mudanças são muito bem gerenciadas em ambientes com SGQ. As equipes que trabalham com gestão da qualidade estão habituadas a ter uma rotina padronizada, o que é importante para que a entrada de novas tecnologias seja feita de maneira mais assertiva e rápida.

Quais são os principais elementos de um SGQ laboratorial e por que estes elementos são importantes?

Os principais elementos de um sistema de gestão da qualidade são:

  • Liderança e engajamento da equipe: sem o envolvimento da liderança não há como implementar um sistema de gestão da qualidade, pois ela envolve todas as áreas do laboratório e investimentos que só serão aprovados se os gestores estiverem de acordo com a implementação. O engajamento da equipe é importante por se tratar se uma mudança de cultura.
  • Estrutura organizacional e Planejamento Estratégico: formalizam a estrutura hierárquica e objetivos do Laboratório.
  • Gestão por processos: estabelece os processos chave e de apoio e auxilia na padronização das atividades. Além de demonstrar a interdependência de todas as áreas.
  • Gestão de documentos e informações: proporciona controle sobre os documentos que existem no laboratório e facilita seu acesso.
  • Gestão de ocorrências e riscos: estabelece metodologia para registro de não conformidades e monitoramento dos riscos, fazendo com que a empresa passe a buscar a prevenção ao invés de ser reativa aos acontecimentos.
  • Monitoramento de indicadores e auditorias: o monitoramento de indicadores nos proporciona a possibilidade de tomar ações com base em dados consolidados, e as auditorias servem para monitorar se as rotinas estabelecidas estão sendo seguidas.
  • Análise Crítica e melhoria contínua: maneira organizada e periódica de análise dos dados.

Quais destes elementos irão comprometer a performance do laboratório durante um surto como o da COVID-19? Como podem ser gerenciados?

Nenhum deles, pelo contrário cada um deles estando bem implantado na cultura da organização só tem a ajudar a performance do laboratório. Sustenta as ações de contingência e traz segurança a todos os envolvidos.

Como os laboratórios se tornam acreditados e quem pode ajudá-los?

O primeiro passo é escolher a norma de acreditação que se quer implementar no laboratório, depois é necessário prepará-lo de acordo com os requisitos da norma e também de acordo com a legislação vigente no país. A implementação pode ser feita com a ajuda de uma empresa de consultoria especializada em implementação de SGQ.

Com uma empresa de consultoria, em geral, há a vantagem de acelerar o processo, quando comparado com laboratórios que fazem o processo por conta própria, dado que os consultores estão focados em auxiliar o laboratório na implementação. Depois da implementação do SGQ, é recomendada a realização de uma auditoria interna para verificar o cumprimento dos requisitos para a visita de acreditação.

A Formato Clínico pode ajudar você nesta tarefa.

Quão flexíveis são os padrões internacionais de qualidade para prever o tratamento de circunstâncias incomuns, como o surto de COVID-19?

Os padrões de qualidade estimulam os laboratórios a descrever, simular e corrigir quando necessário seus planos de contingência contemplando diversas situações e/ou catástrofes. Mas em uma situação de pandemia o mais indicado é analisar os riscos e apoiar suas ações perante os riscos analisados.

Como manter o custo e velocidade adequados ao melhorar a qualidade?

É necessário sempre analisar os cenários, pois quando implantamos a qualidade ela gera aumento de custos a curto prazo, porém, a revisão dos processos, diminuição de retrabalho e implantação de melhorias contínuas faz com que a longo prazo tenhamos uma redução destes custos. Tem que haver um equilíbrio entre seus objetivos com a qualidade, a realidade da sua instituição (planejamento estratégico, avaliação de mercado) e a fatia de mercado que você quer atingir. Antes de pensar em custos e em rapidez na entrega, temos que pensar no que você quer entregar.